Nell’era dell’Industria 5.0 e delle fabbriche digitali, i sistemi ERP, Enterprise Resource Planning, sono una colonna portante per la gestione integrata delle tecnologie e dei processi produttivi. Questi strumenti avanzati non solo ottimizzano le operazioni quotidiane, ma fungono anche da motore per l’innovazione e la Trasformazione digitale delle imprese.

Un sistema ERP permette di gestire in maniera fluida e centralizzata tutte le attività cruciali per il buon funzionamento dell’ecosistema aziendale: dalla finanza alle risorse umane, dalla produzione alla supply chain. Questo approccio integrato si traduce in maggiore efficienza operativa, riduzione degli errori e visibilità completa su tutti i processi aziendali.

In questo articolo analizzeremo le caratteristiche principali di un sistema ERP, esplorando i vantaggi e i costi per le piccole e medie imprese che intendono adottare questa tecnologia.

 

Le principali caratteristiche dei Sistemi ERP

Il sistema ERP è un software gestionale avanzato, progettato per pianificare, automatizzare e integrare i processi aziendali. Lo strumento mette in connessione attività e flussi operativi provenienti da diversi reparti, facilitando lo scambio di dati tra i comparti di produzione e garantendo, così, una visione unificata e coerente delle operazioni aziendali. Grazie a questa integrazione, l’ERP elimina il problema della duplicazione delle informazioni, assicurandone l’integrità, la sicurezza e una corretta archiviazione.

Oggi i sistemi ERP sono fruibili tramite il cloud e si avvalgono del supporto di tecnologie avanzate quali l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning. Queste innovazioni permettono di sfruttare l’automazione intelligente, migliorare l’efficienza e ottenere una visione a 360° sulla linea di produzione. Nel paradigma dell’Industria 5.0, i moderni ERP consentono alle imprese di monitorare in tempo reale gli effettivi consumi energetici, per individuare le operazioni meno green e quelle più sostenibili. In questo modo il sistema produttivo può adattarsi rapidamente alle variazioni della domanda, evitando di aumentare i consumi e quindi risparmiando sui costi di produzione. Un sistema ERP è anche in grado di connettere le operazioni interne alle reti globali di partner e fornitori, garantendo alle imprese la capacità di collaborazione, l’agilità e la velocità necessarie per competere in un mercato globale in continua evoluzione.

Per essere completa, una suite ERP dovrebbe comprendere anche l’Enterprise Performance Management (EPM) che offre strumenti in grado di aiutare le aziende a pianificare, quantificare e prevedere esiti economici futuri. I dati generati da questi processi diventano indispensabili per la messa in campo di strategie di crescita ispirate alla digitalizzazione e all’innovazione.

 

La struttura modulare e i vantaggi dei sistemi ERP

I moderni ERP possiedono una caratteristica che li rende strettamente necessari per l’organizzazione della fabbrica digitale del futuro: la modularità. Ogni modulo è progettato per rispondere alle esigenze specifiche di diversi dipartimenti aziendali, permettendo una gestione mirata e ottimizzata delle risorse. Questa suddivisione consente all’impresa di personalizzare il sistema in modo flessibile, scegliendo solo i moduli che rispondono ai propri obiettivi e alle proprie necessità operative.

Un vantaggio chiave della struttura modulare è la possibilità di attivare un processo di implementazione graduale. Mentre alcune aziende adottano un approccio big bang – abilitando simultaneamente tutte le funzionalità necessarie per operare da subito a pieno regime – altre preferiscono una implementazione progressiva. In questo caso ci sarà una prima fase di avvio nella quale verranno introdotti solo i moduli fondamentali, come ad esempio la gestione finanziaria. Successivamente verranno, poi, integrati i moduli di procurement (approvvigionamento), risorse umane e produzione, secondo una roadmap strategica progettata nel lungo periodo.

Indipendentemente dal numero di moduli adottati, la piattaforma ERP funge sempre da punto di riferimento centrale per tutti i dipartimenti aziendali: tecnici, manager e professionisti accedono allo stesso sistema, beneficiando di una visione condivisa e allineata delle operazioni. La raccolta e l’analisi dei dati in un repository (archivio) centrale non solo favorisce l’efficienza e la trasparenza, ma crea una fonte unica di verità per far sì che i team maturino decisioni strategiche, basate su dati affidabili e aggiornati.

 

Quali sono i principali moduli di un gestionale ERP?

I sistemi ERP modulari offrono un’ampia gamma di soluzioni, ciascuna progettata per rispondere alle esigenze specifiche dei diversi reparti aziendali e perseguire differenti obiettivi. I moduli funzionano in maniera autonoma, tuttavia la vera forza di questa struttura risiede nella loro connessione e integrazione. 

Ecco alcuni dei principali moduli che costituiscono il cuore di un sistema ERP, necessari per garantire una gestione agile delle attività aziendali:

  • Gestione finanziaria: è un modulo indispensabile, grazie al quale l’azienda gestisce tutte le attività legate alla contabilità e alla tesoreria. Il modulo mette a fuoco il quadro finanziario completo dell’azienda, monitorando sia la contabilità fornitori che quella clienti e fornendo supporto per la compilazione del libro giornale. Il software è in grado di generare e memorizzare i bilanci e le ricevute di pagamento. Nello specifico il modulo finanziario automatizza le attività relative alla fatturazione, ai pagamenti dei fornitori, alla gestione delle spese e degli asset, semplificando l’analisi delle transazioni e perfezionando le previsioni dei flussi di cassa.
  • Procurement: il modulo di gestione degli ordini fornisce supporto per il monitoraggio dell’intero ciclo di vita degli ordini, dalla ricezione alla consegna. Si tratta, dunque, di una funzione cruciale per il settore vendite e acquisti. Il procurement automatizza, registra e analizza i preventivi, facilitando la preparazione e l’invio degli ordini di acquisto. Inoltre, grazie all’integrazione con un elenco di fornitori approvati, il modulo può automatizzare l’ordine e l’acquisto di articoli specifici, accelerando il processo di approvvigionamento.
  • Gestione dei rischi: questo modulo sfrutta la potenza dell’Intelligenza Artificiale e del Machine Learning per migliorare le analisi e i controlli finanziari. Affidandosi all’efficienza del modulo di gestione e compliance dei rischi, i team finance sono in grado di prevedere le perdite di cassa e applicare gli audit (attività di controllo dei sistemi di gestione aziendale). L’automazione aiuta a proteggere le operazioni aziendali da eventuali rischi e a identificare rapidamente frodi, errori e violazione di criteri, risparmiando ore di lavoro di analisi, altrimenti svolto dai dipendenti.
  • Enterprise Performance Management (Gestione Prestazioni Aziendali): la tecnologia EPM si concentra su attività critiche come il budgeting, le previsioni e la gestione finanziaria, analizzando e creando report sul business aziendale. Il modulo fornisce l’analisi dei dati, il reporting e la modellazione delle previsioni per consentire all’impresa di analizzare e pianificare in modo strategico la produzione e i ricavi. I dati generati da questi processi diventano, dunque, indispensabili per la messa in campo di strategie di crescita ispirate all’innovazione digitale.
    I software i EPM vengono sperimentati e utilizzati principalmente dai CFO (Chief Financial Officer) e dall’ufficio Finance, ma sono di ausilio anche per altre aree funzionali, quali HR, Vendite, Marketing e IT.
  • Supply Chain Management: il sistema ERP si dimostra un prezioso alleato nella gestione della supply chain (catena di approvvigionamento), diventando il fulcro della logistica aziendale. I suoi moduli permettono di monitorare ogni fase del processo, dalla movimentazione delle materie prime fino alla distribuzione dei prodotti da immettere sul mercato. Questo consente di tenere sotto controllo il percorso che le forniture compiono dai fornitori ai subfornitori, fino a raggiungere distributori, rivenditori o consumatori finali. Il software, nella pratica, agevola la visibilità e il controllo completo delle operazioni, coprendo funzioni come l’approvvigionamento, la gestione dell‘inventario, l’elaborazione degli ordini, la pianificazione della produzione, la logistica e la distribuzione. Grazie a queste attività, l’azienda può ridurre le interruzioni e ottimizzare i costi, assicurando, ad esempio, che le scorte siano disponibili al momento giusto e nel reparto corretto della catena di montaggio.
  • Customer relationship management: il modulo CRM è fondamentale per gestire e ottimizzare le relazioni con i clienti, migliorando i processi di vendita e marketing. Grazie a questo software, tutte le informazioni sui clienti, siano essi fidelizzati o potenziali, vengono memorizzate e organizzate. Ciò include le interazioni passate, la cronologia degli acquisti e i dati di segmentazione. Oltre a migliorare l’efficienza dei team delle aree marketing e vendite, il CRM consente di ottimizzare l’esperienza cliente, aumentando la brand loyalty (fedeltà alla marca) e il conversion rate (tasso di conversione). Tra le principali funzioni del CRM ritroviamo: la gestione delle richieste e dei leads (i contatti dei clienti potenziali), la gestione delle campagne promozionali e degli eventi di vendita (telefonate, messaggi email, incontri, etc), la gestione di indirizzi e contatti, l’sms e l’email marketing e, infine, la targetizzazione della clientela.
  • Analytics ERP: il modulo Analytics ERP supporta i professionisti di settori come finanza, approvvigionamenti e gestione progetti, fornendo loro strumenti per comprendere e analizzare i fattori che influiscono sulla redditività aziendale. Questo modulo aiuta a migliorare l’utilizzo del capitale circolante, monitorare le spese e controllare i costi. Grazie agli insight generati dagli Analytics ERP, è possibile accelerare i processi di riscossione, migliorare il flusso di cassa e avere una visione chiara sulla redditività tramite i dati del libro giornale. Il software analizza inoltre le spese aziendali con particolare attenzione ai risparmi e alla gestione dei rischi finanziari, offrendo una guida strategica per decisioni più consapevoli e mirate.
  • Human Capital Management: il modulo HCM è progettato per semplificare e ottimizzare la gestione delle risorse umane. Il software gestisce l’intero ciclo del personale, dal recruitment alla pianificazione delle risorse, dal time management al talent management, includendo anche la formazione e la gestione di trasferte e viaggi di lavoro. Integrato con il modulo di gestione finanziaria, l’HCM si occupa anche della gestione e della distribuzione dei compensi, facilitando l’erogazione di stipendi e benefit. Grazie a questo strumento, le aziende possono migliorare la gestione del capitale umano, incentivando la crescita professionale e garantendo una gestione efficiente e organizzata delle risorse.

 

I vantaggi: un ERP performante può rappresentare un vantaggio competitivo significativo per una PMI

I benefici che scaturiscono dall’adozione di un gestionale ERP sono molteplici. Per le piccole e medie imprese, un ERP performante può rappresentare un vantaggio competitivo significativo, in quanto agevola l’accesso in mercati più dinamici e complessi. L’adozione di un sistema ERP consente di centralizzare, gestire e automatizzare una vasta gamma di processi aziendali che, altrimenti, richiederebbero un ingente investimento di tempo e risorse umane. L’interoperabilità, ossia lo scambio di informazioni tra i singoli moduli consente, infatti, la creazione di una soluzione gestionale unificata che migliora la coesione tra i processi e ottimizza l’efficienza complessiva dell’azienda. La gestione di dati frammentati, la duplicazione degli sforzi e le inefficienze operative vengono così ridotte al minimo, permettendo alle imprese di concentrarsi sulle attività strategiche e sul core business.

Una delle caratteristiche più vantaggiose dei sistemi ERP è la flessibilità, che permette alle imprese di scegliere e implementare solo i moduli più rilevanti per il proprio business, adattando il sistema alle specifiche necessità operative. L’architettura modulare e integrata consente di coprire diverse aree di gestione, come il finance, la pianificazione aziendale o la logistica, evitando di sovraccaricare il sistema con funzionalità superflue. Le aziende hanno così il pieno controllo del processo, decidendo quali aree coinvolgere per prime e quando implementare nuove funzionalità.

Un ulteriore vantaggio degli ERP cloud è la scalabilità, ossia la capacità di adattarsi alle esigenze in crescita o in calo dell’azienda senza compromettere prestazioni ed efficienza. Questo significa che un’impresa può aumentare o ridurre risorse (capacità di elaborazione, spazio di archiviazione, numero di utenti, funzionalità) in modo rapido e semplice, attraverso un’interfaccia online. Questa caratteristica è particolarmente utile per le aziende in espansione o con esigenze stagionali, poiché elimina la necessità di investire anticipatamente in hardware o software che poi non vengono sfruttati al massimo. L’elevata flessibilità permette, inoltre, di rispondere velocemente ai cambiamenti del mercato e alle opportunità di crescita.

ERP e MES: differenze e integrazione

I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e MES (Manufacturing Execution System) sono due soluzioni tecnologiche complementari, ma operano in ambiti diversi e con modalità distinte. Il sistema MES è un software completo e dinamico, progettato per monitorare, tracciare, documentare e controllare l’intero processo produttivo, dalle materie prime ai prodotti finiti. Grazie alla sua capacità di elaborare e raccogliere dati in tempo reale, consente di rendere i reparti di produzione più efficienti, ottimizzando la fabbricazione e migliorando la qualità complessiva del prodotto.

Mentre l’ERP è principalmente focalizzato sugli aspetti di pianificazione, analisi e gestione globale delle risorse, il MES si concentra sulla gestione operativa quotidiana, monitorando in tempo reale il flusso di lavoro e tutte le attività di produzione.

Una differenza chiave tra i due sistemi riguarda il modo in cui i dati vengono acquisiti e utilizzati. Il MES fornisce rapporti e dati in tempo reale, essenziali per prendere decisioni immediate e ottimizzare la produzione in corso, mentre l’ERP genera report più generali e aggregati, relativi a periodi di tempo più estesi, che possono variare da ore a mesi o anni. 

Entrambi i sistemi, se integrati correttamente, garantiscono una visione completa e coordinata delle attività aziendali, dalla gestione delle risorse alla produzione, permettendo una maggiore efficienza e un miglior controllo delle operazioni.

 

Sistemi ERP e Transizione 5.0: una scelta strategica

Nel contesto dell’Industria 5.0, l’integrazione di soluzioni tecnologiche innovative è fondamentale per garantire competitività e sostenibilità alle PMI. Il settore industriale evolve rapidamente, e le aziende devono saper mantenere il passo. Le carenze negli approvvigionamenti, l’aumento dei prezzi del gas, l’inflazione e una clientela sempre più esigente richiedono l’adozione di processi intelligenti e automatizzati, capaci di adattare l’organizzazione delle PMI ai continui cambiamenti. In questo quadro, i sistemi di Enterprise Resource Planning (ERP) si dimostrano tra le soluzioni software più efficaci per ottimizzare la gestione aziendale e, al contempo, contribuire significativamente alla riduzione dei consumi energetici. La capacità degli ERP di integrare processi fisici e digitali è inoltre un elemento chiave per le imprese che puntano all’eccellenza.

All’interno del Piano Transizione 5.0, l’adozione di un sistema ERP rappresenta una scelta strategica: questi sistemi integrati consentono di gestire le risorse aziendali in modo efficiente, allineandosi perfettamente agli obiettivi di efficienza energetica, sostenibilità e innovazione tecnologica promossi dal Piano. Un’importante novità del programma, finanziato con i fondi del PNRR e del Repower EU, Piano Energetico Europeo, è la possibilità di accedere a finanziamenti per l’implementazione di software ERP, coprendo così i costi di acquisto e assistenza.

 

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