Negli ultimi anni, la crescente complessità organizzativa, la pressione competitiva dei mercati e la necessità di rispondere con rapidità ai cambiamenti hanno reso evidente per le imprese l’urgenza di rivedere e ottimizzare i propri processi. In questo scenario, i dati diventano una leva strategica: non solo strumenti di monitoraggio, ma veri e propri asset per generare insight operativi e orientare decisioni più consapevoli.

Il process mining nasce proprio da questa esigenza, proponendosi come una metodologia data-driven capace di trasformare i log digitali dei sistemi aziendali in mappe chiare e misurabili dei flussi di lavoro. Grazie a questo approccio, le aziende possono individuare inefficienze, colli di bottiglia e deviazioni rispetto ai processi ideali, aprendo la strada a una business process optimization concreta e mirata.

In questo articolo approfondiremo il significato del process mining, come funziona nella pratica, i principali benefici che offre alle imprese e il suo ruolo nell’abilitare percorsi di trasformazione digitale più agili, sostenibili e competitivi.

 

Che cos’è il process mining?

L’analisi dei processi aziendali è una metodologia che nasce dall’incontro tra data science e Business process management, con l’obiettivo di analizzare i flussi reali così come avvengono quotidianamente. Attraverso l’utilizzo di algoritmi avanzati, applicati ai dati di log generati dai sistemi informativi (ERP o CRM), è possibile ricostruire in modo oggettivo l’andamento dei processi, evidenziandone punti di forza, colli di bottiglia e deviazioni rispetto al modello atteso. Questo approccio consente di trasformare la grande quantità di dati già disponibili in azienda in una mappa chiara e misurabile dei processi, fornendo insight concreti per la loro ottimizzazione.

 

Dal modello teorico al processo effettivo: la differenza con il BPM tradizionale

A differenza del tradizionale Business process management, che si fonda su modelli teorici e procedure standard, il process mining adotta un approccio data driven: non descrive come un processo dovrebbe funzionare, ma mostra come funziona realmente. Grazie a questa prospettiva, i manager possono prendere decisioni basate su evidenze oggettive, identificare le cause delle inefficienze e valutare con maggiore precisione dove allocare risorse o introdurre strumenti di automazione per incrementare produttività ed efficienza. In questo modo, le aziende evitano progetti di reingegnerizzazione complessi e costosi, ottenendo invece una fotografia fedele e dinamica dei propri workflow.

 

Come funziona il process mining?

Il funzionamento del process mining parte dalla raccolta dei dati generati dai principali sistemi informativi aziendali (ERP, CRM o MES) che registrano automaticamente ogni evento legato all’esecuzione di un processo. Questi log vengono poi trasformati in rappresentazioni grafiche, veri e propri diagrammi dinamici che mostrano i processi così come avvengono realmente, mettendo in evidenza passaggi, varianti e complessità spesso invisibili ai modelli teorici. Questo momento, noto come Reality Check, porta spesso a un effetto sorpresa: i processi reali risultano quasi sempre molto più articolati di quanto immaginato.

Da qui prende avvio un percorso strutturato che si articola in più fasi. Con la discovery automatica si mappa il processo As is, individuando rilavorazioni e problemi di non compliance. Successivamente, attraverso il design del nuovo processo, si definisce il modello to be, che può prevedere sia interventi puntuali (come l’automazione di attività ripetitive o la rimozione di passaggi ridondanti), sia una revisione più radicale. La fase di simulazione consente di testare in ottica data driven l’impatto delle modifiche su KPI, costi e tempi, prima di procedere con l’implementazione. Infine, il monitoraggio continuo permette di verificare i risultati ottenuti e di avviare un ciclo costante di miglioramento, noto come Round trip process mining.

Grazie a questo approccio iterativo e basato su dati oggettivi, i software di mappatura dei processi anziendali diventano strumenti indispensabili per garantire trasparenza, supportare decisioni rapide e consapevoli, guidando le imprese lungo un percorso di trasformazione digitale realmente efficace e sostenibile.

 

I benefici del process mining per le aziende

Adottare il process mining significa dotarsi di uno strumento strategico capace di generare valore concreto su più livelli, dall’efficienza operativa al supporto alle decisioni. Ecco i principali benefici:

  • Business process optimization: il process mining consente di individuare colli di bottiglia, inefficienze e attività ridondanti, fornendo una visione oggettiva dei processi reali e aprendo la strada a un percorso strutturato di miglioramento continuo.

  • Efficienza operativa: grazie alla possibilità di analizzare i dati in tempo reale, le aziende possono ridurre i tempi di ciclo, abbattere i costi e semplificare la gestione dei processi, con un impatto diretto sulla produttività.

  • Miglioramento della compliance: monitorando automaticamente le attività rispetto a normative, policy interne e SLA, il process mining aiuta a garantire il rispetto degli standard, riducendo rischi e costi legati alla non conformità.

  • Opportunità di automazione: la trasparenza data driven permette di identificare attività ripetitive e a basso valore aggiunto che possono essere automatizzate con tecnologie come la Robotic process automation (RPA) o altre soluzioni di automazione intelligente, liberando risorse da dedicare a compiti più strategici.

  • Supporto alle decisioni strategiche: basandosi su dati concreti e verificabili, il process mining offre insight affidabili al management, consentendo decisioni più rapide, obiettive ed efficaci sull’allocazione delle risorse e sulle priorità di trasformazione.

  • Standardizzazione dei processi: grazie all’analisi comparativa tra le diverse varianti operative, il process mining facilita l’allineamento al modello di processo ottimale, assicurando qualità costante e maggiore scalabilità.

  • Migliore customer experience: la mappatura accurata dei flussi consente di mettere in evidenza i punti di frizione nell’interazione con i clienti, migliorando tempi di risposta, qualità del servizio e, di conseguenza, la soddisfazione e la fidelizzazione.

 

Le opportunità di automazione per le aziende

L’ottimizzazione dei processi aziendali non si limita a descrivere i processi aziendali così come sono, ma diventa un vero e proprio abilitatore di automazione intelligente. Grazie al Reality Check, ossia la scoperta automatica dei processi reali a partire dai dati transazionali generati dai sistemi IT, le imprese ottengono una fotografia oggettiva, e spesso sorprendente, della complessità operativa. Questo punto di partenza permette di identificare sia interventi di natura transazionale (automatizzare un’attività ripetitiva, eliminare controlli ridondanti o ridimensionare le risorse coinvolte) sia trasformazioni radicali che ridisegnano completamente il processo.

L’integrazione con la Robotic process automation (RPA) amplifica ulteriormente i benefici:

  • consente di individuare con precisione le attività più adatte all’automazione, evitando il rischio di investire in task a basso impatto;
  • errori umani e tempi di esecuzione, garantendo continuità operativa h24;
  • aumenta la produttività liberando i dipendenti da mansioni ripetitive e a basso valore aggiunto, favorendo il loro coinvolgimento in attività più strategiche;
  • accelera la creazione di bot RPA, che possono essere generati direttamente a partire dagli insight del process mining;
  • supporta un approccio di miglioramento continuo, poiché il monitoraggio costante dei processi individua nuove opportunità di automazione e segnala potenziali criticità prima che compromettano le performance aziendali.

Process mining e RPA, insieme, creano le basi per un centro di eccellenza dell’automazione, capace di estendere il valore della trasformazione digitale a tutta l’organizzazione e garantire scalabilità, efficienza e resilienza nel lungo periodo.

Il Process mining rappresenta oggi uno strumento strategico per tutte le imprese che vogliono costruire processi più efficienti, trasparenti e competitivi. Basandosi su dati concreti, consente di comprendere come i processi funzionano realmente, individuare criticità e opportunità di miglioramento, e avviare percorsi di ottimizzazione continua supportati dall’automazione intelligente.

In questo scenario, BI-REX affianca le aziende con percorsi di formazione mirati, supporto nello sviluppo di progetti pilota e l’adozione di metodologie innovative per accelerare la trasformazione digitale e garantire un approccio realmente data driven alla gestione dei processi. Contattaci per scoprire come introdurre il process mining nella tua azienda e sviluppare competenze strategiche per la business process optimization.